Každá firma, která překročí určitou velikost, nutně potřebuje propojit svou pokladnu s podnikovým systémem — ERP. Bez tohoto propojení vzniká manuální práce, chyby v účetnictví a zpoždění v reportingu. KASA FIK pokladny jsou dnes integrované s předními ERP systémy v České republice: Helios (Asseco Solutions), ABRA Flexi, Pohoda, Premier ERP a Money S2/S3.

Co v praxi znamená ERP integrace

Když pokladna KASA FIK „mluví“ s ERP, všechny transakce se přenášejí automaticky do účetního systému v reálném čase. Účetní neřeší ruční zadávání dokladů, inventura skladu probíhá na základě skutečně prodaného zboží, DPH přiznání se generuje z reálných dat. Čas, který firma dříve trávila agendou, se přesouvá do byznysu.

Konkrétně se přenáší:

• Faktury (vydané i přijaté). Každý nákup zákazníka na pokladně se v ERP objeví jako vydaná faktura, včetně DPH podle platné sazby.
• Skladové pohyby. Prodej produktu na pokladně automaticky sníží skladovou zásobu v ERP. Příjem zboží na sklad se obousměrně promítne do pokladního systému.
• Objednávky. Objednávky vytvořené v ERP (třeba e-shopem nebo B2B portálem) se propíšou do KASA FIK a pokladní je může rovnou inkasovat.
• Zákazníci. Nový zákazník zadaný v ERP se automaticky objeví v pokladně. Změna adresy, DIČ nebo fakturačních údajů se přenese bez ručního zásahu.
• Ceníky. Aktuální ceník z ERP je v pokladně vždy aktuální. Slevy, akce, sezónní ceníky — vše se řídí z jednoho místa.

Helios (Asseco Solutions) — pro střední a velké firmy

Helios patří ke špičce českého ERP trhu. Používají ho výrobní podniky, velkoobchody, síťové prodejny i firmy s komplikovanou legislativou (stavebnictví, automotive, farmacie). Integrace s KASA FIK pokladnou je postavená na standardním Helios API.

Co konkrétně umí

• Oboustranná synchronizace skladů. Prodej v KASA FIK sníží zásobu v Heliosu, příjem zboží v Heliosu se projeví v pokladně. Žádné manuální inventarizace.
• Přenos faktur s DPH podle legislativy. Helios je v ČR referenční systém pro DPH a kontrolní hlášení. Data z pokladny do Heliosu proudí v takové struktuře, že je účetní může rovnou zahrnout do přiznání.
• Podpora více poboček. Každá pobočka má svou KASA FIK pokladnu, ale všechny se hlásí do jednoho Heliosu. Manažer vidí tržby všech poboček v reálném čase.
• Workflow pro schvalování. Návratky, reklamace, slevy nad limit — to vše může Helios schvalovat podle vašich interních pravidel.

ABRA Flexi — pro menší a střední firmy

ABRA Flexi je v ČR velmi rozšířený cloudový ERP. Cílí na firmy s 5-100 zaměstnanci, které potřebují účetnictví, sklady a jednoduché workflow. Integrace s KASA FIK pokladnou je obousměrná.

Co konkrétně umí

• Import faktur a skladových pohybů. Každá transakce z KASA FIK pokladny se automaticky nahraje do Flexi jako doklad.
• Online přenos objednávek. Objednávky zadané ve Flexi (například z e-shopu) se propíšou do KASA FIK.
• Společný adresář zákazníků. Zákazník vytvořený v jednom systému se objeví ve druhém.

Pohoda — pro účetní a malé podnikatele

Pohoda je synonymem pro české účetnictví. Používá ji většina účetních firem v ČR, je stabilní, jednoduchá a spolehlivá. KASA FIK podporuje jak Pohodu lokální (instalace na PC), tak Pohodu cloud.

Co konkrétně umí

• Přenos dokladů ve formátu Pohoda. KASA FIK posílá do Pohody data ve formátu, se kterým Pohoda umí pracovat nativně — žádné konverze, žádné importy.
• Import skladových zásob. Sklady vedené v Pohodě se propíšou do KASA FIK včetně jednotkových cen.
• Export DPH. Na konci měsíce účetní jen spustí standardní DPH přiznání v Pohodě — data tam už jsou.

Premier ERP — pro obchodní řetězce

Premier ERP cílí na firmy s rozsáhlou obchodní sítí. Je optimalizovaný pro maloobchod, velkoobchod a síťové prodejny. Integrace s KASA FIK podporuje specifické obchodní scénáře jako crossdock, konsignace nebo řízené zálohy.

Money S2/S3 — pro široké spektrum firem

Money ERP od Seyforu (dříve ABRA) je jeden z nejrozšířenějších ERP v ČR. KASA FIK integruje Money S2 i Money S3 v plném rozsahu. Integrace funguje stejně jako u ABRA Flexi, ale s ohledem na specifika větších firem, které Money tradičně obsluhuje.

Jak integrace funguje technicky

Všechny ERP integrace KASA FIK jsou postavené na jednotném principu:

1. KASA FIK backoffice udržuje spojení s ERP systémem přes zabezpečené API.
2. Data se synchronizují v dávkách (typicky každých 5-15 minut), ale kritické operace (platba na pokladně) se přenášejí online.
3. Konflikty se řeší pravidly — například co se stane, když účetní změní cenu v ERP v době, kdy pokladní právě dokončuje transakci.
4. Přenos je auditovatelný — každá synchronizace zanechává záznam, který si můžete kdykoliv zobrazit.

Konkrétní způsob připojení závisí na ERP. Helios a Money používají přímé API, Pohoda a ABRA Flexi pracují s XML formátem, Premier ERP má vlastní API.

Reálné přínosy z praxe

Účetní nemusí zadávat doklady ručně

Před integrací trvalo účetní firmě s 12 pobočkami zpracování denních tržeb 2-3 hodiny. Po integraci s KASA FIK pokladnami a Heliosem tento čas klesl na 15 minut měsíčně — jen kontrola, že vše sedí. Účetní se mohla soustředit na jiné úkoly.

Sklady bez inventarizace

Výrobní firma s 800 SKU před integrací dělala inventuru každý měsíc, trvala 2 dny. Po integraci s KASA FIK a Heliosem se inventura generuje automaticky — rozdíly se kontrolují průběžně, ne jednou za měsíc. Čas strávený inventurou klesl o 80 %.

Reporty v reálném čase

Majitel sítě kaváren potřeboval každé ráno vědět, jak dopadla včerejší směna v každé pobočce. Před integrací čekal na reporty z účetní (typicky 1-2 dny zpoždění). Po integraci s KASA FIK + Pohoda měl data k dispozici v 8:00 ráno na svém telefonu.

Jak aktivovat ERP integraci

1. V KASA FIK administraci přejděte do Integrace → Účetní systémy.
2. Zvolte váš ERP (Helios, ABRA Flexi, Pohoda, Premier ERP, Money).
3. Zadejte přístupové údaje k ERP (API klíč nebo XML připojení).
4. Nastavte pravidla synchronizace — co se přenáší automaticky, co vyžaduje schválení.
5. Spusťte testovací režim (data se přenášejí, ale účetní je kontroluje).
6. Po 2-4 týdnech přepněte na plný provoz.

Celý proces od rozhodnutí po plnou integraci trvá typicky 3-6 týdnů, v závislosti na složitosti vašeho podnikání a otevřenosti ERP.

Často kladené otázky

Co když vypadne spojení s ERP?

KASA FIK pokladna funguje dál i bez spojení. Transakce se ukládají lokálně a při obnovení spojení se automaticky sesynchronizují. Žádná data se neztratí.

Musím mít ERP na stejném serveru jako KASA FIK?

Ne. ERP může běžet u vás lokálně, v cloudu, nebo u vaší účetní firmy. KASA FIK se připojí vzdáleně přes zabezpečené API.

Co když mám ERP, ale KASA FIK ho nepodporuje?

Kontaktujte nás. KASA FIK API je otevřené a mnoho ERP systémů lze integrovat na zakázku. Typicky trvá 4-8 týdnů, než je nový ERP připravený.

Kolik ERP integrace stojí?

Standardní ERP integrace (Helios, ABRA, Pohoda, Money, Premier) jsou součástí KASA FIK předplatného. Individuální zakázkové integrace se kalkulují zvlášť podle rozsahu.

Závěr

ERP integrace je dnes pro většinu firem nutnost, ne luxus. Manuální zadávání dat je chybové, pomalé a nákladné. KASA FIK pokladna s integrovaným ERP je odpověď na tento problém — jeden systém pro obchod, druhý pro účetnictví, ale data se přenášejí automaticky a oboustranně.

Pokud aktuálně zvažujete přechod na nový ERP nebo modernizaci stávajícího, kontaktujte nás. Pomůžeme vám vybrat ERP, které sedí k vašemu podnikání, a zajistíme bezproblémovou integraci s KASA FIK pokladnami.